Người bấm giờ

Như tên gọi, người bấm giờ tính và ghi lại thời gian của tất cả mọi người tham gia và đưa ra báo cáo cuối buổi. Trong thời gian mọi người tham gia, người bấm giờ cho họ ba tín hiệu hình ảnh – xanh lá cây, vàng và đỏ – để báo cho họ biết họ đang sử dụng thời gian của mình như thế nào.

Các tín hiệu thời gian là chỉ báo thời gian duy nhất cung cấp cho diễn giả. Điều rất quan trọng là người nói không nhìn thấy thời gian thực tế họ đã sử dụng hoặc thời gian còn lại. Điều này được thực hiện để rèn cho người nói phát triển một "cảm nhận chính xác bên trong về thời gian", vì ở hầu hết các địa điểm diễn thuyết trước công chúng, không có chỉ báo nào về thời gian và thậm chí không có tín hiệu thời gian.

Báo giờ bằng đèn giao thông	Báo giờ bằng các tờ giấy	Báo giờ … bằng bất cứ thứ gì

Các ngưỡng thời gian được nêu rõ trong mỗi bài học và cũng nên được ghi trong chương trình họp để bạn không cần phải tìm kiếm thông tin đó. Đây là ví dụ từ một cuộc họp thực tế:

(Tất nhiên, định dạng chương trình họp có thể khác nhau tùy theo câu lạc bộ)

Trong ví dụ trên, đối với phần Giới thiệu chung, thời gian là 3:00, 4:00 và 5:00, có nghĩa là bạn nên đưa ra tín hiệu xanh lá cây khi bài nói của người tham gia sang phút thứ 3, tín hiệu vàng khi bài nói sang phút thứ 4 và tín hiệu đỏ khi sang phút thứ 5. Mỗi tín hiệu thay thế tín hiệu trước đó, vì vậy ví dụ: nếu bạn đang sử dụng đèn, hãy tắt đèn xanh sau khi đèn vàng được bật. Nếu bạn đang sử dụng các tờ giấy, hãy đảm bảo luôn chỉ có một tờ giấy có thể nhìn thấy.

Bạn nên bắt đầu bấm giờ ngay khi người tham gia bắt đầu nói hoặc thực hiện một cử chỉ quan trọng có thể xem là một phần của bài nói. Điều này có nghĩa là bạn không nên bấm giờ khi người tham gia đang chào Người chủ trì cuộc họp hoặc trong khi họ đang đợi Người chủ trì rút lui và tiếng vỗ tay dừng lại. Đối với phần Ứng biến, đừng bắt đầu bấm giờ cho người nói ngay khi câu hỏi được đưa ra vì người nói được phép có một chút thời gian suy nghĩ. Một lần nữa, hãy đợi người nói bắt đầu nói hoặc thực hiện một cử chỉ quan trọng có thể xem là bắt đầu phần trả lời.

Khi một tín hiệu được đưa ra, nó sẽ vẫn hiển thị. Nếu là đèn, điều này có nghĩa là đèn vẫn sáng cho đến khi có tín hiệu đèn tiếp theo hoặc cho đến khi kết thúc bài nói. Nếu là tờ giấy, có nghĩa là bạn đặt tờ giấy ở một nơi nào đó mà người nói có thể nhìn thấy rõ và để nó ở đó.

Người bấm giờ giơ tín hiệu xanh. Gorzow Speakers. Ba Lan.

Mỗi câu lạc bộ có chính sách khác nhau về cách giải quyết quá giờ, với quy tắc cơ bản là cho phép gia hạn thêm ít nhất 30 giây sau đèn đỏ. Điều gì xảy ra sau đó tùy thuộc vào câu lạc bộ. Một số câu lạc bộ phạt về kinh tế, còn một số câu lạc bộ thì khuyên người bấm giờ bắt đầu vỗ tay (và các thành viên còn lại tham gia vỗ tay cùng) để báo hiệu cho người nói rằng bài nói đã kết thúc và không thể kéo dài thêm nữa.

Thông thường, khi bắt đầu cuộc họp, bạn sẽ được Người chủ trì cuộc họp gọi lên giải thích về vai trò của mình. Điều quan trọng là bạn phải giải thích cách bạn bấm giờ và sử dụng các tín hiệu cũng như tại sao việc căn giờ lại quan trọng.

Ví dụ: bạn có thể giải thích vai trò của mình theo cách sau (sử dụng một chút hài hước):

"Cảm ơn anh Chủ trì cuộc họp. Hôm nay tôi sẽ phụ trách theo dõi và báo cáo việc sử dụng thời gian của các bạn. Trong thế giới ngày nay, khoảng thời gian chú ý của mọi người thường ngắn. Bạn cần truyền tải thông điệp của mình thật nhanh gọn, chính xác và không lan man, nếu không mọi người sẽ tự động tắt não và bắt đầu suy nghĩ tối nay ăn gì. Như các bạn có thể thấy trong chương trình họp, mỗi diễn giả có thời gian quy định tối thiểu và tối đa. Khi hết thời gian tối thiểu, tôi sẽ bật đèn xanh, có nghĩa là bạn đang an toàn. Một phút sau, tôi sẽ bật đèn vàng, đó là tín hiệu cho thấy bạn cần phải gói gọn lại và kết thúc. Khi bài phát biểu đạt ngưỡng thời gian tối đa cho phép, tôi sẽ bật đèn đỏ, có nghĩa là về cơ bản đã đủ rồi! Chúng tôi chán bạn rồi, và làm ơn hãy kết thúc đã. Nếu bạn không kết thúc sau 30 giây, tôi sẽ bắt đầu vỗ tay, và tôi hy vọng các thành viên còn lại vỗ tay cùng tôi, và bạn cần rời sân khấu".

Khi báo hiệu thời gian, hãy làm điều đó mà không làm người nói và đặc biệt là khán giả mất tập trung. Tốt hơn là tín hiệu nên hiển thị chủ yếu cho người nói chứ không phải cho những người còn lại. Đặc biệt tránh vẫy tay ra hiệu hoặc thực hiện bất kỳ cử chỉ nào để thu hút sự chú ý của người nói: mỗi người nói có trách nhiệm nhìn bạn để biết họ đang sử dụng thời gian như thế nào.

Trong một cuộc họp, có thể có nhiều phần khác nhau, mỗi phần có khung thời gian riêng, vì vậy nói chung, bạn nên sử dụng một mẫu (hoặc dùng luôn chương trình họp), trong đó có ghi tất cả các thông tin về thời gian và bạn chỉ cần điền thời gian thực tế vào. Đây là ví dụ từ một cuộc họp thực tế:

Người chủ trì cuộc họp có thể đề nghị bạn sắp xếp thời gian cho các phần khác của cuộc họp như nghỉ giải lao, tạm dừng để nhận phản hồi, v.v. Trong trường hợp này, bạn không dùng tín hiệu, chỉ đơn thuần cho Người chủ trì cuộc họp biết thời gian được yêu cầu đã trôi qua.

Cuối buổi họp, bạn sẽ được Người chủ trì cuộc họp gọi lên báo cáo về thời gian. Thông thường, ai đã lên nói cũng đều muốn biết về việc căn chỉnh thời gian của chính mình, vì vậy đừng chỉ nói: "Mọi người đều đúng giờ. Xin chúc mừng!" rồi ngồi xuống. Thay vào đó, hãy cố gắng báo cáo về thời gian của từng người đã nói, bao gồm cả diễn giả Ứng biến. Ngoài ra, cố gắng đừng làm cho báo cáo nhàm chán như đọc danh bạ điện thoại. Dưới đây là ví dụ về báo cáo của một người bấm giờ có thể kiểu như:

"Hôm nay, việc căn giờ rất tốt; chúng ta chỉ có một tội phạm lớn. Anh Chuẩn, Nhà văn phạm của chúng ta, đã sử dụng 1:20 phút khi giải thích vai trò và 2:30 phút khi báo cáo. Làm tốt lắm, anh Chuẩn. Anh Thành đã sử dụng 3:30 cho Cuốn sách của ngày, và anh ấy chỉ còn một phần nghìn giây nữa thôi là bị tiễn khỏi sân khấu vì thời gian quy định chỉ có 3 phút. (… tiếp tục cho từng người tham gia)."

Bấm giờ cho người khuyết tật

Khoảng 8% dân số thế giới mắc một dạng mù màu nào đó, nghĩa là họ không thể phân biệt được hai màu khác nhau, và khoảng 3% bị mù hoàn toàn hoặc thị lực kém. Nếu câu lạc bộ của bạn có những thành viên như vậy, bạn cần điều chỉnh các tín hiệu thời gian cho họ. Tuy nhiên, trừ khi bất kỳ thành viên nào của bạn bị mù hoàn toàn, đừng phân biệt đối xử bằng cách sử dụng các tín hiệu riêng dành cho thành viên khuyết tật. Hãy sử dụng cùng một bộ tín hiệu cho mọi người, đảm bảo những tín hiệu đó cũng phù hợp với người mù màu hoặc thị lực kém.

Đối với những người bị mù màu hoặc thị lực kém, bạn cần sử dụng các tín hiệu khác nhau không chỉ về màu sắc mà còn theo một số cách khác (hình dạng thường là một ý kiến ​​hay)

Tín hiệu thời gian phù hợp với người mù màu do Santiago Becerra sáng tạo.

Một bộ tín hiệu thời gian phù hợp với người mù màu và người có thị lực kém.

Đối với người nói bị mù hoàn toàn, bạn có thể sử dụng tín hiệu âm thanh - ví dụ một chiếc chuông nhỏ - lắc chuông 1, 2 và 3 lần tùy thuộc vào tín hiệu thời gian bạn muốn truyền tải.

Công việc cụ thể cho cuộc họp trực tuyến

Trong một cuộc họp trực tuyến, bạn có thể sử dụng các tín hiệu truyền thống được giải thích ở trên, hoặc bạn có thể sử dụng nền ảo, rất tiện lợi. Sẽ tốt hơn nếu nền ảo không chỉ là một màu đồng nhất (điều này sẽ gây khó khăn cho người mù màu) mà thay vào đó nên là một số đối tượng liên quan đến màu đó. Ví dụ:

Xanh lá cây	Vàng	Đỏ

Hãy nhớ rằng quy tắc về việc không được thu hút sự chú ý áp dụng trong mọi trường hợp: người nói có trách nhiệm xem tín hiệu thời gian của bạn - bạn không nên thực hiện bất kỳ cử chỉ cụ thể nào để thu hút sự chú ý của họ (hình nền nhấp nháy, vẫy tay, v.v.).

Bạn có thể tải xuống những hình nền này và những hình nền khác từ cổng thương hiệu của chúng tôi hoặc tạo các hình nền riêng cho câu lạc bộ của bạn bằng cách sử dụng công cụ tạo tài sản trực tuyến của chúng tôi.

Nếu bạn muốn sử dụng các đối tượng vật lý làm tín hiệu thời gian, hãy lưu ý đến loại ánh sáng trong môi trường của bạn, vì đôi khi rất khó để biết đối tượng bạn đang đưa ra có màu gì. Ví dụ bạn nghĩ thẻ này có màu gì?